PIMで作業実績時間を集計 :Outlook & Excel

　PDAでスケジュールを入力していると、”何でわざわざ電子手帳に入力してるの？ 紙の手帳でいいじゃん。本当に便利？”と質問されることが(多々)あります。

　

　私が敢えてPCとPDAを使ってスケジュールを入力している理由は、

• 一旦入力すれば、日・週・月単位など自分が見たい切り口で情報を表示することができる。
• 自分で書いた文字が読めない事がある。
• パソコンでも、PDAでも入力でき、同期がとれるので、何時でも何処でも予定の入力ができる。
• 過去のデータを持ち歩いてもかさばらない。
• 単にPDAが好きだから。

　等ありますが、”過去の作業の実績時間が集計できる”ことも大きな一因です。

　

　個人向けの予定管理のソフトは入力や閲覧をし易くする為にカレンダー風の画面になっていますが、時間集計や分析等の機能は無いのが普通です。

　Outlook&Excelを使うとどんな作業に何時間くらいかかった、といった過去の実績を比較的手軽に集計することができます。

　Outlook2003とExcel2003を使って、”未来の予定”ではなく”過去の実績”としてのスケジュール情報の使い方をご紹介したいと思います。

　

1. Outlook側の準備
   
   

   	Outlookで予定を開きます。 　メニューから 　　表示→並び替え→現在のビュー→ ビューの定義 　を選びます。
   	ビューの定義ウィンドウが開くので、新規作成ボタンを押します。
   	新しいビューの作成画面が開くのでビューの名前に”作業集計”などの名前を付けてOKボタンをクリックします。
   	ビューのカスタマイズウィンドウが開くので、フィールドボタンをクリックします。
   	表示フィールドの選択画面が開くので、集計に必要なフィールドを選びます。 　最低限、件名・開始時間・終了時間・終日イベントの４つは選択します。 　Excelで集計するので、分類等は必要があえば追加して下さい。 　選択が終わったらOKボタンをクリックします。
   	次に書式設定ボタンを押し、表示フィールドの書式設定ウィンドウを開きます。 　開始日と終了日の表示書式を ”2006/5/23 10:23”の様に/:以外の文字が含まれていない書式を選択し、OKボタンを押します。 　こうすることで、Excelで文字ではなく日付情報として扱うことができるようになります。
   	次に並び替えボタンを押し、並び替えウィンドウを開きます。 　終日　　昇順 　開始日 昇順 　終了日 昇順 　と設定し、OKボタンを押します。
   	ビューのカスタマイズウィンドウでOKボタンをクリックします。
   	ビューの定義ウィンドウに戻るので、閉じるボタンを押します。

   　ちょっと面倒ですが、以上で設定は完了です。Excelに持って行きたい項目が決まれば、この手順を繰り返す必要はありません。
   　設定を変更したい場合は、表示→並び替え→現在のビュー→ ビューの定義を選ぶとビューの定義ウィンドウが開くので一覧で作成したビューを選び変更ボタンを押して下さい。
   　　
   
2. Outlookで集計対象を取得する
   
   

   	Outlookで予定を開きます。 　メニューから 　　表示→並び替え→現在のビュー→作業集計 　を選びます。
   	予定が一覧で表示されます。 　開始日順にならんでいるので、集計したい最初の予定をクリックし、集計したい最後の予定をShiftキーを押しながらクリックすると複数の予定を選択できます。 　今回の例では、終日予定を除外する為、終日予定が後ろにまとまるように並び替えしてあります。終日予定は２日にまたがれば48時間になるなど実績時間としては、あまり意味を持たないためです。 　定期的な予定は最初の１件しかリストに出てこないので注意が必要です。 　集計したい予定の選択が終わったら、メニューの編集→コピーを選びます。

   　これで、クリップボードに予定情報をコピーすることができます。
   　元の表示に戻したい場合、メニューから、表示→並び替え→現在のビュー→日/週/月を選びます。
   　　
   
3. Excelで集計する
   
   

   	Excelを起動し、メニューの編集→貼り付けを選びます。 　2.の手順で選択した予定の一覧がExcelに貼り付けられます。
   	時間を計算します。 　(終了時間－開始時間)×24 　の式で計算すると開始時間から、終了時間までの時間数を取得することができます。 　1900/1/～と表示された場合は、セルの表示形式を数値に設定して下さい。
   	後はExcelの機能を使い、オートフィルタやピポットテーブルで分類毎に集計したり、グラフを作ったりと自由に加工・分析ができます。 　(私の場合は件名として集計分類を入れ、オートフィルタで抽出してます)

　

　実績集計以外でもExcelを使った応用用途はいろいろ考えられると思います。

　また、PCだけでも同じ使い方ができますがPDAを使うことによって効率的にデータの収集をすることができるようになります。

　こういった情報の２次利用ができるところもPC&PDAを使う醍醐味ですね。

投稿者: Offisnail 日時: 2006年05月25日 22:57